Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Afhankelijk van de verwerking treedt SOLIGON CAPITAL op als verwerkingsverantwoordelijke voor de werking van het platform. Voor klantgegevens die een professional in zijn ruimte beheert, kan die professional zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn voor zijn klantenrelatie; MonRDVPro treedt dan, voor zover van toepassing, op als technische dienstverlener.

2. Persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt

• Account en identiteit: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, profielfoto, voorkeuren en aanmeldgegevens. Het wachtwoord wordt als cryptografische hash bewaard en nooit in leesbare vorm opgeslagen.
• Afspraken: gekozen diensten, datums, tijdstippen, locaties, nuttige adressen, organisatorische notities, geschiedenis en status van afspraken.
• Opvolging van interventies: onderwerp, referentie, status, bericht voor de klant, interne notities van de professional, contactgegevens, tijdstippen van statuswijzigingen en verzendgegevens. De openbare link gebruikt een willekeurig token en interne notities worden nooit aan de klant getoond.
• Professionele gegevens: vestiging, contactgegevens, diensten, tarieven, openingsuren, medewerkers en instellingen voor afspraken, communicatie en facturatie.
• Formulieren en handtekeningen: antwoorden, aangevinkte vakjes, eventuele getekende handtekening, tijdstempel en technische bewijselementen. De professional bepaalt de inhoud van zijn formulieren en moet de vragen beperken tot wat werkelijk nodig is.
• Betaling en facturatie: bedragen, betaalstatussen, technische Stripe-referenties, facturen, voorschotten, cadeaubonnen en boekhoudkundige informatie. Volledige bankkaartgegevens worden niet door MonRDVPro opgeslagen.
• Communicatie: e-mails, sms-berichten, verzendvoorkeuren, aangepaste sjablonen en technische verzendgegevens.
• Beoordelingen, meldingen en blokkeringen: score, commentaar, weergegeven naam, antwoord van de professional, vermelde bron, reden en toelichting van een melding en de relatie tussen het blokkerende en geblokkeerde account. Deze gegevens worden gebruikt voor inhoudsmoderatie en om beoordelingen van een geblokkeerde auteur niet meer aan de blokkerende gebruiker te tonen. Een Google-beoordeling die op MonRDVPro verschijnt, wordt handmatig door de professional toegevoegd; Google-beoordelingen worden niet automatisch opgehaald.
• Technische gegevens: beveiligings- en foutlogboeken, IP-adres wanneer nodig, browser, sessiegegevens en informatie voor foutdiagnose.

3. Doeleinden van de verwerking

De gegevens worden onder meer gebruikt om:

• accounts aan te maken, te beheren en te beveiligen;
• professionals te zoeken en afspraken te beheren;
• beschikbaarheid, verplaatsingen, bevestigingen, herinneringen, wijzigingen en annuleringen te beheren;
• een interventie of dossier op te volgen en de klant te waarschuwen, onder meer wanneer het klaar is;
• professionals formulieren te laten maken en antwoorden en, indien geactiveerd, een handtekening te laten verzamelen;
• beoordelingen te vragen, te tonen en te modereren wanneer deze functies zijn geactiveerd;
• betalingen, voorschotten, terugbetalingen, cadeaubonnen, loyaliteitsprogramma’s en facturatie mogelijk te maken;
• afspraken naar een externe agenda te synchroniseren wanneer de professional daarvoor kiest;
• ondersteuning te bieden, fraude te voorkomen en de veiligheid en continuïteit van de dienst te verzekeren;
• toepasselijke wettelijke, fiscale en boekhoudkundige verplichtingen na te leven.

4. Rechtsgronden

Afhankelijk van de verwerking worden gegevens verwerkt voor de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen, om een wettelijke verplichting na te leven, op grond van het gerechtvaardigde belang om de dienst veilig te laten functioneren, of op basis van toestemming wanneer die vereist is.

Wanneer een professional via een formulier bijzondere of gevoelige gegevens wil verzamelen, moet hij de passende rechtsgrond bepalen, zijn klant de vereiste informatie geven en, wanneer de wet dit voorschrijft, uitdrukkelijke toestemming verkrijgen.

5. Google Calendar en Microsoft Outlook / Microsoft 365

Het koppelen van een agenda is optioneel en wordt door de professional gestart. Google Calendar ontvangt afspraken die in MonRDVPro zijn gemaakt. Voor Microsoft Outlook / Microsoft 365 kan de professional MonRDVPro ook toestaan om bezette perioden uit de geselecteerde agenda te gebruiken om overeenkomstige tijdsloten te sluiten. Een externe gebeurtenis wijzigt de inhoud van een bestaande MonRDVPro-afspraak niet.

Google-gegevens waartoe MonRDVPro toegang heeft

• het e-mailadres van het gekozen Google-account, om het gekoppelde account te identificeren;
• OAuth-toegangs- en vernieuwingstokens die nodig zijn om de koppeling te behouden;
• de lijst van agenda’s waarvan de professional eigenaar is — identificator, naam, status als primaire agenda en toegangsrol — zodat de professional de te koppelen agenda kan kiezen;
• de informatie en identificatoren van gebeurtenissen die MonRDVPro in de geselecteerde agenda aanmaakt om afspraken weer te geven.

MonRDVPro vraagt de beperkte toestemmingen calendar.events.owned en calendar.calendarlist.readonly. Met de eerste kan MonRDVPro gebeurtenissen aanmaken, bijwerken en verwijderen in agenda’s die eigendom zijn van de professional. De tweede wordt uitsluitend gebruikt om de lijst van agenda’s te tonen, zodat de professional de te koppelen agenda kan kiezen. MonRDVPro haalt bestaande persoonlijke agendagebeurtenissen niet op en maakt er geen lijst van.

Gebruik van Google-gegevens

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om het gekoppelde account te tonen, de agenda’s van de professional voor te stellen, de geselecteerde agenda te onthouden en daarin de gebeurtenis te maken, bij te werken of te verwijderen die bij een afspraak in MonRDVPro hoort. Ze worden niet gebruikt voor profilering, reclame, prospectie of verrijking van een andere databank.

Opslag en beveiliging

Het gekoppelde e-mailadres, de identificator en naam van de geselecteerde agenda, de technische gebeurtenis-ID’s en de tokens voor synchronisatie worden in de infrastructuur van MonRDVPro bewaard. De volledige agendalijst wordt niet bewaard. OAuth-tokens worden versleuteld met AES-256-GCM. Alleen technische onderdelen die de synchronisatie en het toegestane onderhoud uitvoeren, hebben toegang.

Delen, overdragen en openbaar maken

Google-gebruikersgegevens worden niet verkocht of verhuurd, niet gebruikt voor gerichte reclame en niet gebruikt om een algemeen AI-model te trainen. Ze worden niet bekendgemaakt aan klanten of andere professionals. Ze worden uitsluitend verwerkt door Google om de gevraagde Calendar-bewerkingen uit te voeren en door OVHcloud, als technische hostingprovider van MonRDVPro, voor zover dat nodig is voor veilige opslag en de werking van de dienst. Voor geen enkel ander doel worden ze gedeeld of overgedragen.

Bewaring, verwijdering en intrekking

Google-koppelingsgegevens worden bewaard zolang de professional de koppeling behoudt of zolang ze voor de dienst nodig zijn. Wanneer Google Calendar in MonRDVPro wordt losgekoppeld, worden de tokens en lokale koppelingsgegevens uit de actieve koppeling verwijderd. Reeds aangemaakte gebeurtenissen kunnen in Google Calendar blijven staan, maar worden niet langer gesynchroniseerd. De professional kan de toegang ook intrekken via de beveiligingsinstellingen van zijn Google-account.

Microsoft Outlook / Microsoft 365

Voor Microsoft verloopt de toegang via Microsoft Graph om gesynchroniseerde gebeurtenissen aan te maken, te wijzigen of te verwijderen en, wanneer de professional beschikbaarheidsblokkering inschakelt, om uit de geselecteerde agenda uitsluitend de technische identificator, begin- en eindtijd en vrij/bezet-status te lezen. Titels en beschrijvingen van externe gebeurtenissen worden door MonRDVPro niet opgevraagd of opgeslagen. Deze gegevens worden alleen gebruikt om reserveringen tijdens een bezette periode te voorkomen. Microsoft-tokens worden versleuteld; de lokale koppeling en geïmporteerde blokkeringen worden verwijderd wanneer het account wordt losgekoppeld.

6. Ontvangers en dienstverleners

Alleen personen en dienstverleners die de gegevens nodig hebben om de dienst te leveren, krijgen toegang, afhankelijk van de geactiveerde functies:

• de betrokken professional, voor het beheer van afspraken, klanten, formulieren en facturatie;
• OVHcloud, voor technische hosting;
• Microsoft, voor e-mail en Microsoft Graph / Outlook;
• Google, voor Google Calendar en, indien geconfigureerd, bepaalde kaart- of routediensten;
• Stripe, voor betalingen, abonnementen en gekoppelde accounts;
• SMSFactor, voor het verzenden van sms-berichten wanneer deze functie is geactiveerd.

Deze ontvangers ontvangen alleen de gegevens die voor hun dienstverlening nodig zijn en handelen overeenkomstig hun contractuele en wettelijke verplichtingen.

7. Bewaartermijnen

Gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de beschreven doeleinden en daarna verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd wanneer de wet dit vereist. Boekhoudkundige en facturatiegegevens kunnen gedurende de wettelijke termijnen worden bewaard. Account-, afspraak-, formulier- en beoordelingsgegevens kunnen worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer ze niet langer nodig zijn, behoudens wettelijke verplichtingen en de verdediging van rechten in rechte.

8. Account en gegevens verwijderen

Een verzoek via het Web moet worden bevestigd met de link die naar het accountadres wordt gestuurd. Daarna worden de Clienttoegang en aanmeldingstokens ingetrokken. Het verzoek wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 30 dagen verwerkt, tenzij een wettelijk toegestane verlenging wordt uitgelegd.

Het Clientprofiel, favorieten, beoordelingen, gegevens die meldingen aan het account koppelen, blokkeerrelaties, loyaliteitsvoordelen, niet-ondertekende formulieren en gegevens zonder bewaarplicht worden verwijderd. Een reeds ingediende melding kan zonder koppeling aan de melder worden bewaard om de veiligheidsbeoordeling van de inhoud af te ronden. Afspraken zonder bijbehorend wettelijk bewijs worden van het account losgekoppeld en geanonimiseerd. Openbare opvolgingslinks worden ingetrokken en de bijbehorende contactgegevens en berichten worden geanonimiseerd. Accountverwijdering annuleert toekomstige afspraken niet automatisch; neem daarvoor contact op met de betrokken professional.

Beperkte gegevens blijven bewaard wanneer de wet of een rechtsvordering dit vereist: uitgereikte facturen en boekhoudkundige stukken gedurende 10 jaar vanaf het einde van het betrokken boekjaar; betalingsreferenties voor boekhouding, terugbetalingen en fraudepreventie; actieve cadeaubonnen tot gebruik of vervaldatum; en ondertekende formulieren of ander bewijs zolang dat nodig is voor rechtsvorderingen. De toegang is beperkt en deze gegevens worden niet opnieuw voor marketing gebruikt.

Geeft dezelfde aanmelding ook toegang tot een Pro- of Adminruimte, dan worden alleen de Clientruimte en de bijbehorende gegevens verwijderd. Professionals kunnen onder hun eigen verantwoordelijkheid cliëntdossiergegevens bewaren die wettelijk of voor rechtsvorderingen nodig zijn.

9. Cookies en lokale opslag

MonRDVPro gebruikt cookies of vergelijkbare mechanismen die nodig zijn voor de werking van de website, met name voor sessies, beveiliging, taalkeuze en aanmelding.

Met uw voorafgaande toestemming gebruikt MonRDVPro ook de Meta Pixel (Meta Platforms) om Facebook- en Instagram-advertentiecampagnes te meten, bezoeken en professionele registraties aan advertenties toe te schrijven en de campagnelevering te verbeteren. Deze advertentietracker wordt alleen geladen nadat u toestemming hebt gegeven. U kunt weigeren zonder de toegang tot de dienst te verliezen en uw keuze op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen op de website.

10. Uw rechten

Onder de voorwaarden van de toepasselijke regelgeving kunt u toegang, verbetering, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van uw gegevens vragen of bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Wanneer de verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming voor de toekomst intrekken.

Om uw rechten uit te oefenen: contact@monrdvpro.com. Alleen wanneer dat nodig is om uw identiteit te controleren, kan een identiteitsbewijs worden gevraagd.

U kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, met name de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

11. Beveiliging

Technische en organisatorische maatregelen beperken ongeoorloofde toegang, beveiligen verbindingen, bewaren wachtwoorden als hash, versleutelen tokens van externe agenda’s, scheiden de gegevens van professionals en registreren gevoelige handelingen. Omdat geen enkel systeem een nulrisico kan garanderen, worden deze maatregelen aangepast aan de ontwikkeling van de dienst en de risico’s.

12. Internationale doorgiften

Sommige dienstverleners kunnen, afhankelijk van hun technische organisatie, gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer een internationale doorgifte van toepassing is, moet zij steunen op een door de regelgeving erkend mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.

13. Wijzigingen van dit beleid

Dit beleid kan veranderen wanneer functies, dienstverleners of wettelijke verplichtingen wijzigen. De datum bovenaan de pagina geeft de geldende versie aan. Als de manier waarop MonRDVPro Google-gebruikersgegevens gebruikt wezenlijk verandert, worden de betrokken gebruikers geïnformeerd en wordt opnieuw toestemming gevraagd wanneer dat vereist is.